Граждане Российской Федерации и иностранные граждане имеют право обращаться как в российские архивные органы, так и в дипломатические представительства и консульские учреждения Российской Федерации для истребования необходимых документов. Если нужный документ находится в России, порядок истребования следующий:

гражданин обращается в консотдел, представляет заявление в произвольной форме и два экземпляра анкеты на каждый истребуемый документ
Основанием для отказа в приеме документов является неправильное оформление заявления или анкет (зачеркивания, неразборчивый почерк, отсутствие необходимых данных об истребуемом документе), а также неуплата консульского сбора.
Не подлежат истребованию, пересылке и вывозу за границу подлинники трудовых и пенсионных книжек, военные билеты. При выезде за пределы России для проживания указанные документы сдаются в соответствующие организации по месту жительства в России. На основании сведений, содержащихся в данных документах, в установленном порядке оформляются справки о стаже и трудовой деятельности и прохождении воинской службы. Не могут быть истребованы повторные свидетельства о заключении брака, если он расторгнут, а также свидетельства о рождении на умерших.
Свидетельства о рождении несовершеннолетних истребуются их законными представителями.
Свидетельства о смерти могут быть истребованы родственниками умерших или юридическими лицами для официальных целей.